تعرف على أنواع ووظائف نظم المعلومات اﻟﺘﻲ تستخدم في المستويات الإدارية المختلفة

أنواع ووظائف نظم المعلومات :

ويقصد بذلك أنواع نظم المعلومات المستخدمة عند اختلاف أنواع القرارات واختلاف المستويات الإدارية، وهي كالآتي:

1. نظام تشغيل البيانات: Transaction Processing System (TPS)

وتتمثل هذه النظم في البيانات الروتينية، مثل البيانات الصادرة  والواردة اليومية.

2. نظام تجهيز المكتب آليا: Office Automation System (OAS) 

وتتمثل هذه النظم في كل أنواع الاتصالات الرسمية أو غير الرسمية    المتعلقة بتوصيل المعلومات من شخص لآخر سواء داخل أو خارج  المنظمة.

3. النظم المعرفية: Knowledge Work Systems (KWS)

دعم العاملين في مجالي المعرفة والمعلومات.

4. نظم المعلومات الإدارية: Management Information Systems (MIS)

توفر المعلومات للمديرين ذوي الاحتياجات المتشابهة في المنظمة.

5. نظم دعم القرار: Decision Support Systems (DSS)

تساعد المديرين على اتخاذ القرارات الاستراتيجية الهامة، وليست روتينية، وتعتمد على نظم (TPS/MIS).

6. نظم الإدارة العليا: Executive Support Systems (ESS)

تصمم هذه النظم لمساندة المديرين الذين لهم تأثير في رسم السياسات ووضع الخطط، وتتعامل مع القرارات التي تؤثر في البيئة الخارجية.

مثال تطبيقي لنظم المعلومات في جامعة :

نجد أن الجامعة تحتوي على إدارة وكليات مختلفة وموظفين وإداريين والأساتذة وأعضاء هيئة التدريس، وتتكون الإدارة من مستويات وهم: الإدارة العليا أو الاستراتيجية Strategic Management، والإدارة الوسطى Middle Management، والإدارة الدنيا أو التشغيلية Operational Management.

 

مستوى الإدارة التشغيلية:

حيث نجد أن الإدارة التشغيلية أو التنفيذية تتلقى الأوامر والتعليمات من الإدارة الوسطى، فنجد مثلا الموظفين في شئون الطلبة في كل كلية يمثلون المستوى الإداري التشغيلي حيث يتلقون القواعد والتعليمات من الإدارة الأعلى منهم وهي الإدارة الوسطى، فيقومون بتنفيذ وتطبيق تلك الأومر والقواعد كما أنهم يتعاملون بشكل مباشر مع الطلبة، فهم بذلك يتعاملون مع قرارات مهيكلة أو مبرمجة وهي تكون روتينية ومتكررة ومعروفة وتتعلق بالأنشطة اليومية وقصيرة المدى، ويساعدهم في اتخاذ القرارات نظام تشغيل البيانات Transaction Processing System (TPS).

 

مستوى الإدارة الوسطى:

ويمثل ذلك المستوى المديرين ووكلاء الكليات وبعض أعضاء هيئة التدريس، ويتلقون التعليمات والسياسات والقرارات من الإدارة العليا أو الاستراتيجية، كما أنهم يوجهون الإدارة التشغيلية لوضع القواعد ويعطون لهم الضوء الأخضر لتنفيذ القرارات، ويتعامل أعضاء ذلك المستوى مع قرارات شبه مبرمجة أو شبه مهيكلة وهي قرارات تحتاج للتفكير والدراسة وتتعلق بالأنشطة متوسطة وقصيرة المدى، ويساعد ذلك المستوى في اتخاذ القرارات نظم المعلومات الإدارية Management Information Systems (MIS).

 

مستوى الإدارة الاستراتيجية:

ويمثل الإدارة العليا أو الاستراتيجية رئيس الجامعة وعمداء الكليات، ويقومون بالتخطيط ورسم السياسات ووضع الخطط، وتوجيه التعليمات والقرارات الهامة والقواعد الجديدة والمختلفة للإدارة الوسطى، وأعضاء هذا المستوى الإداري لا يجتمعون إلا لوضع قرارات هامة جدا أو عند الظروف الاستثنائية والتي تتطلب التفكير العميق ودراسات الجدوى واتخاذ قرارات مهمة ومصيرية لحل المشكلات الصعبة أو إذا كانت هناك أزمات وتغيرات مفاجئة وتتطلب اتخاذ قرارات سريعة وصحيحة في نفس الوقت، ويتعامل أعضاء ذلك المستوى مع قرارات غير مهيكلة أو غير مبرمجة ويعالجون مشكلات جديدة وغير متكررة الحدوث وتكون مشاكل معقدة وغير روتينية، وتتعلق بالمستقبل كإعداد الخطط طويلة المدى التي تؤثر في المؤسسة كلها، ويساعد تلك الإدارة في اتخاذ القرارات نظم دعم القرار Decision Support Systems (DSS).

 

مثلا خلال الأزمة الحالية وباء فيروس كورونا المستجد COVID-19 نجد أن الجامعات والكليات في مصر يجب عليها اتخاذ قرارات مصيرية وسريعة ويجب أن تراعي تلك القرارات في نفس الوقت الطلبة وأولياء أمورهم بعدم تعريضهم للتجمعات لتجنب ذلك الفيروس، فيجب على رؤساء الجامعات والكليات اتخاذ تلك القرارات الصعبة والتي تحتاج للتخطيط والدراسة العميقة وذلك لتجنب الخسائر وتسيير المنظومة التعليمية بشكل سليم.

 فنجد أن الإدارة الاستراتيجية في تلك الجامعات قد اتخذت بعض القرارات الصعبة والمصيرية مثل تعليق الدراسة واستمرارها عن طريق التعليم عن بعد عن طريق الانترنت، كما قامت باستبدال الامتحانات التحريرية لسنوات النقل بأبحاث علمية، وقامت بتأجيل امتحانات السنوات النهائية لحين استقرار الأمور وانخفاض حدة الفيروس، فنجد أن الإدارة العليا أو الاستراتيجية استعانت بنظم المعلومات في قراراتها ونجد أن أعضاء تلك الإدارة قد قاموا بالاتفاق على تلك القرارات وقاموا بتوجيه تلك القرارات الجديدة والتعليمات للإدارة الوسطى، كما قامت الإدارة الوسطى بتوجيه تلك التعليمات والقرارات للإدارة الدنيا أو التشغيلية وذلك لتنفيذها، فقامت الإدارة التشغيلية بتطبيقها وتنفيذها.